La déclaration des loyers professionnels est une obligation légale pour de nombreuses entreprises en France. Ce processus, bien que parfois complexe, joue un rôle crucial dans la mise à jour des valeurs locatives des locaux commerciaux et professionnels. Comprendre les tenants et aboutissants de cette déclaration est essentiel pour les propriétaires et locataires de biens professionnels, afin de se conformer aux exigences fiscales et d'éviter d'éventuelles sanctions. Plongeons dans les détails de cette démarche administrative importante et découvrons comment la mener à bien efficacement.
Cadre légal de la déclaration des loyers professionnels
La déclaration des loyers professionnels s'inscrit dans le cadre de la révision des valeurs locatives des locaux professionnels, mise en place par la loi de finances rectificative pour 2010. Cette réforme vise à actualiser les bases d'imposition des taxes locales, notamment la taxe foncière et la cotisation foncière des entreprises (CFE), pour les adapter aux réalités du marché immobilier actuel.
L'article 1498 bis du Code général des impôts (CGI) constitue le fondement juridique de cette obligation déclarative. Il stipule que les propriétaires de locaux professionnels ou commerciaux doivent déclarer chaque année à l'administration fiscale les informations relatives aux loyers de ces biens.
Cette déclaration concerne les entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés (IS) ou à l'impôt sur le revenu (IR) dans les catégories des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA). Elle s'applique également aux sociétés civiles immobilières (SCI) louant des locaux professionnels.
Il est important de noter que cette obligation s'étend à tous les locaux professionnels, qu'ils soient loués ou occupés par leur propriétaire. Les données collectées servent à établir des grilles tarifaires par catégorie de local et par secteur géographique, permettant ainsi une évaluation plus juste et actualisée des valeurs locatives.
La déclaration des loyers professionnels est un élément clé de la modernisation de la fiscalité locale, visant à assurer une répartition plus équitable de la charge fiscale entre les contribuables.
Processus de déclaration via la plateforme DECLOYER
La déclaration des loyers professionnels s'effectue exclusivement par voie électronique, via la plateforme DECLOYER mise en place par l'administration fiscale. Ce système dématérialisé vise à simplifier et à rationaliser le processus déclaratif. Voici les étapes principales à suivre pour mener à bien cette démarche.
Création du compte et authentification sur impots.gouv.fr
La première étape consiste à créer un compte sur le site impots.gouv.fr si ce n'est pas déjà fait. Pour cela, vous devrez fournir votre numéro SIRET et suivre la procédure d'inscription en ligne. Une fois le compte créé, l'authentification se fait via un identifiant fiscal et un mot de passe sécurisé.
Il est recommandé de vérifier et de mettre à jour vos informations personnelles et professionnelles dans votre espace avant de procéder à la déclaration. Cela garantit que l'administration fiscale dispose des données les plus récentes vous concernant.
Navigation dans l'espace professionnel DECLOYER
Une fois connecté à votre espace professionnel, vous devrez naviguer vers la section dédiée à la déclaration DECLOYER. Cette interface est conçue pour être intuitive et vous guider à travers les différentes étapes du processus déclaratif.
Dans cet espace, vous trouverez généralement :
- Un récapitulatif des déclarations précédentes (le cas échéant)
- Les formulaires à remplir pour l'année en cours
- Des guides et tutoriels pour vous aider dans votre démarche
- Un espace pour télécharger ou importer vos données
Saisie manuelle vs import de fichier CSV
La plateforme DECLOYER offre deux options principales pour la saisie des données : la saisie manuelle et l'import de fichier CSV. Le choix entre ces deux méthodes dépendra du nombre de locaux à déclarer et de vos préférences en matière de gestion de données.
La saisie manuelle est adaptée aux entreprises disposant d'un petit nombre de locaux. Elle permet de remplir directement les champs requis dans l'interface en ligne. Cette méthode offre l'avantage d'une vérification immédiate des données saisies.
L' import de fichier CSV est recommandé pour les entreprises ayant de nombreux locaux à déclarer. Cette option permet de préparer les données en amont dans un tableur, puis de les importer en masse dans le système. Il est crucial de respecter scrupuleusement le format requis par l'administration fiscale pour éviter tout rejet lors de l'import.
Validation et transmission électronique de la déclaration
Une fois toutes les informations saisies ou importées, l'étape finale consiste à valider et transmettre électroniquement votre déclaration. Avant la validation, il est vivement conseillé de vérifier attentivement l'exactitude et l'exhaustivité des données renseignées.
La plateforme effectue généralement des contrôles automatiques pour détecter d'éventuelles incohérences ou omissions. Si des erreurs sont signalées, vous devrez les corriger avant de pouvoir procéder à la transmission finale.
Après validation, vous recevrez un accusé de réception électronique confirmant la bonne transmission de votre déclaration. Il est recommandé de conserver ce document comme preuve de votre démarche.
Informations requises pour la déclaration des loyers
La déclaration des loyers professionnels nécessite la collecte et la transmission d'un ensemble précis d'informations. Ces données sont essentielles pour permettre à l'administration fiscale d'évaluer correctement les valeurs locatives des biens concernés. Voici un aperçu détaillé des informations à fournir.
Identifiants fiscaux du local (SIREN, numéro de local)
Chaque local professionnel doit être identifié de manière unique dans la déclaration. Pour ce faire, vous devrez fournir :
- Le numéro SIREN de l'entreprise occupante
- L'identifiant du local, généralement fourni par l'administration fiscale
- L'adresse complète et précise du local
Ces informations permettent de relier sans ambiguïté le local déclaré aux bases de données de l'administration fiscale. Il est crucial de vérifier l'exactitude de ces identifiants pour éviter toute confusion ou erreur dans le traitement de votre déclaration.
Détails du bail commercial (date d'effet, durée, montant)
Les caractéristiques du bail commercial sont au cœur de la déclaration. Vous devrez renseigner :
- La date d'effet du bail en cours
- La durée du bail
- Le montant annuel du loyer hors taxes et hors charges
- Les éventuelles périodes de franchise ou de réduction de loyer
Ces informations permettent d'avoir une vision précise des conditions locatives appliquées et de leur évolution dans le temps. Il est important de noter que toute modification significative du bail en cours d'année (renouvellement, avenant) doit être signalée dans la déclaration.
Particularités des baux complexes et multi-locaux
Certaines situations locatives peuvent présenter des particularités nécessitant une attention spéciale lors de la déclaration. C'est notamment le cas des baux complexes (impliquant plusieurs preneurs ou plusieurs locaux) et des multi-locaux (ensemble de locaux loués sous un bail unique).
Pour les baux complexes, il convient de détailler la répartition du loyer entre les différents preneurs ou locaux. Dans le cas des multi-locaux, vous devrez fournir une ventilation du loyer global entre les différents espaces, en vous basant sur des critères objectifs tels que la surface occupée ou l'usage des locaux.
La précision dans la déclaration des baux complexes et multi-locaux est cruciale pour assurer une évaluation équitable des valeurs locatives de chaque espace.
Déclaration des charges et taxes récupérables
Bien que le loyer déclaré soit hors taxes et hors charges, il est important de fournir des informations sur les charges et taxes récupérables auprès du locataire. Ces éléments comprennent généralement :
- Les charges locatives (entretien des parties communes, fournitures, etc.)
- Les impôts et taxes (taxe foncière, taxe sur les bureaux, etc.)
- Les travaux d'entretien ou d'amélioration à la charge du locataire
La déclaration de ces charges permet à l'administration fiscale d'avoir une vision complète des coûts associés à l'occupation du local, au-delà du simple loyer. Cela contribue à une évaluation plus juste de la valeur locative réelle du bien.
Calendrier et échéances pour la déclaration des loyers
Le respect du calendrier de déclaration des loyers professionnels est crucial pour se conformer aux obligations fiscales. Les échéances sont généralement alignées sur celles de la déclaration de résultats de l'entreprise, mais il est important de bien les identifier pour éviter tout retard.
Pour les entreprises dont l'exercice comptable coïncide avec l'année civile, la date limite de dépôt de la déclaration DECLOYER est fixée au deuxième jour ouvré suivant le 1er mai . Par exemple, pour les loyers de l'année 2023, la déclaration devait être effectuée au plus tard le 3 mai 2024.
Les entreprises ayant un exercice comptable décalé bénéficient d'un délai de trois mois à compter de la clôture de l'exercice pour effectuer leur déclaration. Il est toutefois recommandé de ne pas attendre le dernier moment pour s'acquitter de cette obligation.
Voici un aperçu des principales étapes et dates à retenir :
- Préparation des données : dès le début de l'année (janvier-février)
- Ouverture de la plateforme DECLOYER : généralement début avril
- Date limite de déclaration : 2ème jour ouvré suivant le 1er mai (ou 3 mois après la clôture de l'exercice)
- Période de rectification : jusqu'à 30 jours après la date limite de dépôt
Il est important de noter que l'administration fiscale peut accorder des délais supplémentaires dans certaines circonstances exceptionnelles. Ces délais sont communiqués sur le site impots.gouv.fr et il est recommandé de consulter régulièrement les informations officielles.
Cas particuliers et situations spécifiques
La déclaration des loyers professionnels peut présenter des particularités dans certaines situations spécifiques. Il est essentiel de bien comprendre comment traiter ces cas pour assurer une déclaration conforme et exhaustive.
Déclaration pour les locaux vacants ou occupés à titre gratuit
Les locaux professionnels vacants ou occupés à titre gratuit doivent également faire l'objet d'une déclaration. Pour ces cas particuliers, voici comment procéder :
- Locaux vacants : indiquer la vacance et la période concernée
- Occupation à titre gratuit : mentionner cette situation et fournir une estimation de la valeur locative du bien
Même en l'absence de loyer perçu, ces informations sont importantes pour l'administration fiscale afin d'avoir une vision complète du parc immobilier professionnel et de son utilisation.
Traitement des changements d'occupant en cours d'année
Lorsqu'un local change d'occupant en cours d'année, la déclaration doit refléter cette situation. Voici les points clés à prendre en compte :
- Déclarer les périodes d'occupation pour chaque locataire
- Indiquer les loyers correspondant à chaque période
- Mentionner toute période de vacance entre deux occupations
Il est crucial de fournir des informations précises sur ces changements pour permettre une évaluation correcte de la valeur locative sur l'ensemble de l'année.
Gestion des baux saisonniers et locations de courte durée
Les baux saisonniers et les locations de courte durée présentent des spécificités dans le cadre de la déclaration DECLOYER. Pour ces types de contrats, il convient de :
- Agréger les loyers perçus sur l'année pour chaque local
- Indiquer le nombre de jours d'occupation effective
- Préciser si le local a d'autres usages en dehors des périodes de location
Ces informations permettent à l'administration fiscale d'avoir une vision claire de l'utilisation du local et de son potentiel locatif réel sur l'année.
Conséquences et sanctions en cas de non-déclaration
Le non-respect de l'obligation de déclaration des loyers professionnels peut entraîner diverses conséquences et sanctions. Il est donc crucial de prendre cette obligation au sérieux et de s'y conformer dans les délais impartis.
En cas de défaut de déclaration ou de déclaration tardive, l'administration fiscale peut
appliquer des pénalités. Les principales conséquences sont :
- Une amende de 150 € par local non déclaré ou déclaré tardivement
- Une évaluation d'office de la valeur locative du bien, qui peut être défavorable au contribuable
- Un risque accru de contrôle fiscal
En outre, la non-déclaration peut entraîner des complications administratives ultérieures, notamment lors de la contestation éventuelle des bases d'imposition calculées par l'administration.
Il est important de noter que même en cas de retard, il est toujours préférable de régulariser sa situation en effectuant la déclaration dès que possible. L'administration fiscale peut se montrer plus clémente envers les contribuables qui font preuve de bonne foi et s'efforcent de se mettre en conformité.
La déclaration des loyers professionnels est une obligation légale dont le non-respect peut avoir des conséquences financières et administratives significatives. Il est donc crucial de s'y conformer dans les délais impartis.
Pour éviter ces sanctions, il est recommandé de :
- Mettre en place un système de suivi des échéances fiscales
- Préparer les informations nécessaires à la déclaration en amont
- Utiliser des outils de gestion immobilière pour faciliter la collecte des données
- Consulter un expert-comptable ou un conseiller fiscal en cas de doute
En conclusion, la déclaration des loyers professionnels est une obligation fiscale importante qui s'inscrit dans le cadre de la modernisation de la fiscalité locale. Bien que le processus puisse sembler complexe, une bonne compréhension des exigences et une préparation adéquate permettent de s'y conformer efficacement. En respectant les délais et en fournissant des informations précises, les propriétaires et locataires de biens professionnels contribuent à une évaluation plus juste et équitable des valeurs locatives, tout en évitant les sanctions liées à la non-déclaration.