Les signatures en ligne se sont imposées ces dernières années et le sont aujourd’hui dans les entreprises. Cela vous permet de signer de loin des documents de façon reconnue et légale. Comment générer une signature électronique? On vous explique la procédure.
Création d’une signature numérique: questions préliminaires sur les certificats
Avant d’entrer dans le sujet et d’expliquer comment faire une signature électronique, il est essentiel de clarifier deux choses.
Premièrement, une signature numérique n’est pas l’équivalent numérique d’une signature manuscrite: signer sur l’écran de votre tablette tactile ou numériser votre signature ordinaire pour la coller dans un document dématérialisé est insuffisant. Par conséquent, on vous encourage l’utilisation de logiciels de signature électronique. Le processus de création puis d’utilisation d’une signature numérique est beaucoup plus compliqué. Pour plus d’information, veuillez visiter cette page.
Ensuite, la validité juridique d’une signature électronique (comme une signature manuscrite puisque la loi du 13 mars 2000 l’a inscrite en droit français) repose sur deux conditions: l’identité du signataire doit être examinée par un certificat électronique (livré par une Autorité de Certification) et la signature doit être appliquée avec un outil particulier à titre d’exemple, un portail en ligne dédié afin que la came soit apposée sur la signature du signataire et assure l’intégrité du Document signé. Ce n’est que lorsque vous disposez d’un certificat spécial et d’un accès à une plateforme sécurisée configurée que vous pourrez signer vos fichiers et documents dématérialisés en ligne.
Maintenant que vous avez une ligne, il est juste de se demander comment générer une signature numérique.
Comment générer une signature numérique?
Vous vous apprêtez à utiliser la solution pour la première fois et vous voulez savoir comment créer une signature électronique. Voici ce qu’on va voir étape par étape, en commençant par traiter la question du point de vue de l’émetteur de la requête. Voici le processus:
Sélectionnez vos documents à signer et envoyez-les dans l’interface dédiée.
Ajoutez un ou plusieurs signataires, puis choisissez un mode de signature: à distance, direct ou les deux, si nombreux signataires ont des exigences ou des besoins différents.
Le site spécialisé génère le fichier PDF complet tel qu’il doit être signé, lu et présenté. La solution récolte après les signatures électroniques de chaque signataire. Un tiers de confiance certifie et horodate le(s) document(s) et leurs éventuels avenants et l’identité de chaque signataire. Ensuite, le document est scellé et stocké avec ses composants. Vous verrez votre dossier de preuve dans le back-office.
Processus de signature électronique en ce qui concerne des signataires
Une fois la demande de signature complétée sur la plateforme, chaque signataire reçoit un email l’invitant à consulter le ou les documents soumis en attente de signature. Mais comment créer une signature numérique lorsque vous êtes le signataire? Si vous êtes dans cette situation, un autre processus démarrera: dans le message que vous avez reçu, cliquez sur le lien intégré ou copiez-le dans votre navigateur Web. Sur l’interface de signature numérique, vous pouvez visualiser le ou les documents à signer et accéder à l’outil de signature, situé en bas à droite de la page.
Cochez la case « accepter les CGU » pour confirmer la demande. Si possible, vous pouvez refuser cette demande et communiquer votre décision à l’émetteur. Si vous acceptez, un SMS comprenant le code de vérification à 6 chiffres sera envoyé sur votre portable.
Entrez le code dans la zone appropriée et appuyez sur le bouton « Signer ». Ensuite, vérifiez l’état de votre signature en appuyant sur le bouton spécial. C’est terminé !
Comme vous pouvez le voir, le procédé de signature électronique est simple et ne nécessite que quelques étapes pour signer numériquement un PDF. C’est l’un des avantages de l’outil: il est instantanément accessible et facile à prendre en main pour les utilisateurs non experts en informatique.